|
Hoe zorgt de DIV afdeling er voor dat informatie op het juiste moment in de juiste vorm voor de juiste mensen beschikbaar is? Hoe gaat men om met klantgerichtheid? En … Hoe innovatief is de afdeling? Dit is een kleine bloemlezing van de vragen die de jury van de vijfde Mailprofs Kwaliteitsaward op de kandidatendag op 8 juni 2011 moest beantwoorden om te beslissen welke van de vier overgebleven organisaties zou afvallen.
Aan de hand van tien criteria heeft het Voorbereidend Comité op basis van het inschrijfformulier de eerste selectie gedaan. De DIV afdelingen die nog steeds in de race zitten en zijn uitgenodigd voor de kandidatendag bij SOD Opleidingen in Woerden zijn de DIV afdelingen van:
• Centraal Bureau voor de Statistieken (CBS),
• Autoriteit Financiële Markten (AFM);
• Waterleidingmaatschappij Drenthe, het Waterbedrijf Groningen en het Waterlaboratorium Noord (verder aangeduid als het Waterbedrijf);
• Gemeente Groningen Ruimtelijke Ordening/Economische Zaken.
Aan de hand van tien aspecten heeft iedere deelnemer het eigen ontwikkelingstraject beschreven in het inschrijfformulier. Teamprestaties, competenties en de meetbaarheid van resultaten zijn voorbeelden van die aspecten. Men moest ook aangeven waarom de eigen aanpak een voorbeeld kan zijn voor andere DIV afdelingen. Op de kandidatendag kreeg iedere organisatie drie kwartier de tijd om de jury aan de hand van een presentatie en een gesprek nog meer inzicht te geven in het ontwikkelingstraject.
Impressie van de presentaties
Na een algemene inleiding over het verandertraject bij het CBS geeft Jeffrey Pootjes, coördinator Centraal Archief het woord aan de projectleider van het project Archiefbewustzijn. Dit project is de kapstok voor het verbetertraject. Grote winst is behaald in de empowerment van de archiefmedewerkers. “De collega’s vonden het fijn om lekker met papier bezig te zijn en tussen dossierkasten te werken. De drempel om met sectormanagers te gaan praten was dan ook heel hoog, maar nu zijn alle 29 sectoren bezocht en we hebben in het personeelsblad gestaan. Kortom … we zijn zichtbaar geworden en we zijn inmiddels vertrouwde gezichten voor alle afdelingen“ aldus de projectleider Ine Prickaerts.
Na de reorganisatie van de AFM in 2008 heeft de veranderagenda vorm gekregen in het organisatiebrede project Samen, Slimmer, Strakker. “Het project Dossiervorming is de DIV bijdrage aan de veranderagenda in de periode 2009-2010” vertelt Reny Koedijk, senior medewerker DIV waarna ze de jury informeert over de ins and outs van dat project. Vervolgens gaat Edwin Driessen,de manager DIV in op de activiteiten en beoogde resultaten van het vervolgproject Openheid van zaken. Het doel van dit project is om de metadata en de structuur in LiveLink inclusief de rechten en rollen op orde te brengen. De technische infrastructuur vormt het hart van dit project.
De vorig jaar afgestudeerde Albert Weggemans, medewerker DIV/Interim adviseur DIV, bijt de spits af voor de presentatie van het Waterbedrijf. Hij stelt zich voor en geeft aan dat hij vragen over de
I-controller en het contractbeheer zal beantwoorden.
Vervolgens neemt Esther van Linge, hoofd DIV, het stokje over: “Voor mij is het financiële systeem een ‘vervelend’ systeem, omdat ik er te weinig mee werk. Ik kan me dus wel iets voorstellen bij medewerkers die zeggen dat ze niet met Corsa kunnen werken. Met behulp van MyCorsa proberen we de medewerkers van de drie bedrijven dusdanig te faciliteren dat hun creatieve proces niet wordt belemmerd”. Vrijheid in gebondenheid vind ze een aardige typering van jurylid Remko Oosterwijk, maar vrijheid staat wel haaks op bedrijfsbelangen. Keuzevrijheid voor de werkomgeving is mogelijk door de implementatie van de I-Controller. Het toekennen van metagegevens is daardoor niet langer afhankelijk van de gekozen werkomgeving. Medewerkers kunnen dus zowel in Smart Document, MS Office, Sharepoint en Corsa metadata toekennen aan informatie. Daarnaast beschrijft Albert Weggemans de voordelen van het werken met de kenniskaarten van de I-Controller.
Voor jurylid Hans Hofman, werkzaam bij het Nationaal Archief, ging een nieuwe wereld open toen Bert Schuthof hoofd DIV RO/EZ van de gemeente Groningen uitlegde wat numeriek werken - ook wel bekend onder de naam methode Ad van Heijst - inhoudt. De gemeente gebruikt deze methode om tijd vrij te spelen, omdat je niet aan fysieke dossiervorming doet voor stukken die op termijn vernietigd moeten worden. “Je geeft deze stukken een volgnummer en archiveert op dat unieke volgnummer. In het DMS maak je virtuele dossiers door deze documenten terugzoekbaar te maken via alle gewenste ingangen”.
Het Juryberaad
Dat alle kandidaten een belangrijke bijdrage hebben geleverd aan de kwaliteitsverbetering van de informatievoorziening in hun organisatie staat voor de jury als een paal boven water. Maar … hoe innovatief waren ze? En … is er een duidelijke financiële onderbouwing?
Gert-Jan de Graaf, de voorzitter, constateert dat de winnaar van vorig jaar de onzichtbaarheid van de DIV-ers benadrukte terwijl het CBS juist de nadruk legt op het meer zichtbaar maken van de DIV-ers. Dit is aanleiding voor een levendige discussie over de beoordelingscriteria. Uiteraard wordt bekeken of de deelnemende organisaties stappen hebben gezet en acties hebben ondernomen op alle eerdergenoemde aspecten waarbij het innovatieve karakter een belangrijke graadmeter is. De discussie spitst zich vooral toe op het kader voor innovatie. Gaat het om innovatie in het kader van het vakgebied of gaat het om innovatie binnen de eigen organisatie?
Uiteindelijk is iedereen het er over eens dat het innovatieve karakter van het ontwikkelingstraject en de resultaten primair binnen het kader van de eigen organisatie moet worden beoordeeld. Als er gescoord wordt op innovatie in de context van het vakgebied, dan zegt dat iets over de kwaliteit van het ontwikkelingstraject. De nadruk ligt bij het traject en er wordt ook geconstateerd dat het niet alleen om digitaliseren gaat.
In haar debuut als jurylid let Erika Hokke vooral op de ‘zachte kant’. De gemeente Groningen onderscheidt zich op dit vlak van de anderen doordat ze een medewerker via een maatwerkopleiding hebben opgeleid tot een interne trainer/coach klantcontacten. Voor alle kandidaten geldt dat Erika nog geen goed zicht heeft op de betrokkenheid en bijdrage van alle teamleden van de DIV afdeling.
Het criterium Compliance en betrouwbaarheid hangt samen met goed bestuur van een onderneming. Dat dit in de praktijk een lastig thema is, bleek uit het gesprek met het Waterbedrijf over de Geo-portal. Ze zijn van plan om ook de actuele status van brandkranen toegankelijk te maken. Hans Hofman attendeerde Esther van Linge op het belang van archivering. Als naar aanleiding van een calamiteit het Waterbedrijf verantwoordelijk wordt gesteld voor de gevolgen van (onjuiste) op de Geo-portal gepubliceerde informatie over brandkranen, dan moeten betrouwbare gegevens verstrekt kunnen worden over de daadwerkelijk gepubliceerde informatie op ieder willekeurig moment.
Het is een wedstrijd, dus één kandidaat moet afvallen. Het is een lastige keuze, omdat iedere kandidaat plus en min punten heeft. Na rijp beraad valt de keuze uiteindelijk op het CBS, omdat de anderen op de keper beschouwd over de hele linie beter scoorden. Dit neemt niet weg dat de jury het ambitieniveau van deze DIV afdeling in hoge mate waardeert. De punten van kritiek zullen in de vorm van leerpunten gecommuniceerd worden naar de vertegenwoordigers van het CBS.
Het juryberaad wordt afgesloten met de voorbereiding van de bedrijfsbezoeken. Remko Oosterwijk betwijfelt of de kandidaten uit zijn gegaan van een business case. Daarom wil hij bij de bedrijfsbezoeken meer inzicht krijgen in de zakelijke overwegingen om de projecten te beginnen inclusief de kosten-baten analyse en de onderbouwing van het aantal fte’s. De inventarisatie voor de bedrijfsbezoeken levert uiteindelijk een vijftal aandachtsgebieden op die vooraf kenbaar worden gemaakt aan de genomineerden. Een gesprek met klanten van de DIV afdeling is een vast onderdeel van een bedrijfsbezoek. Idealiter zijn dat een kritische klant, een lid van de directie en een proceseigenaar. Als finalisten hebben de gemeente Groningen, het Waterbedrijf en de AFM tijdens het bedrijfsbezoek in juni nog de mogelijkheid om de jury te imponeren. Tijdens het Heliview congres Informatiemanagement op 4 oktober 2011 zal de jury bekend maken wie de winnaar is van de Mailprofs Kwaliteitsaward 2011.
Tenslotte
“Met de Kwaliteitsaward willen we vakgenoten stimuleren om binnen hun organisatie de uitdaging aan te gaan en om de kennisuitwisseling tussen vakgenoten te bevorderen” aldus Nonja Voorhaar van Mailprofs. Zij heeft aan de wieg gestaan van de Kwaliteitsaward die dit jaar het eerste lustrum viert. Het juryberaad weerspiegelt deze uitgangspunten, omdat in de beoordeling niet de ‘state of the art’ maar de menselijke maat en het specifieke ontwikkelingstraject leidend zijn.
De gemeente Groningen is een goede illustratie voor het beoogde resultaat van de Kwaliteitsaward. De kandidaatstelling van deze DIV afdeling is gebruikt om de interne beweging op gang te krijgen. En in juni organiseren ze een minisymposium voor alle gemeentes in de provincie Groningen waarbij de winnaar van vorig jaar een van de keynote sprekers is.
Maya Thieme
Kaderlid van de NVBA
|
